NAV bruker 20 millioner kroner årlig på å skanne dokumenter

Selv om de har en digital søknadsløsning på nett, krever NAV at mange søknader sendes i brev med postbudet.

nettsiden til NAV er det 201 ulike søknadskjemaer. Det er søknader om foreldrepenger, sykemeldinger, ulike trygder og mye annet. De fleste av oss må fylle ut noen av søknadene fra tid til annen.

De mest brukte skjemaene har blitt digitalisert, slik at du kan fylle ut alt i et nettleservindu og lagre.

Det som derimot ikke er digitalisert, koster NAV nesten 20 millioner kroner årlig.

Og det er ingen som vet når det faktisk skal digitaliseres.

Postgang og scanning forsinker

Digitaliseringen har på mange saksområder redusert behandlingstiden betraktelig.

– Søker du pensjon, skjer det med én gang. Før tok det seks måneder. Nå tar det seks minutter, sier kanalsjef Espen Sunde i NAV til TV 2.

Han er sjef for nettjenestene på nav.no. Fortsatt er det 121 ulike søknadsskjemaer som krever innsending i posten.

– De best digitaliserte løsningene går raskere. Postgang og skanning forsinker i noen grad, innrømmer Sunde, som skulle ønske digitaliseringen gikk raskere.

På mange av skjemaene skal to personer signere. Foreløpig har ikke arbeids- og velferdsdirektoratet (NAV) klart å lage en digital løsning for dette ved bruk av bankID.

NAV skanning

Søknadene som fortsatt må sendes i posten, må du sende til den litt kryptiske adressen «NAV skanning». TV 2 har fått komme på et sjeldent besøk til skannekontoret, som av både sikkerhetshensyn og personvernhensyn ligger bak flere kodelåste dører i en anonym bygning i Oslo.

Her jobber 12 mennesker med å ta i mot brevene, åpne dem og fjerne eventuelle stifter og binders som folk har satt på. Arkene legges i rett rekkefølge i kasser, før de går videre til skanningprosessen. På en vanlig dag skanner de 70.000 ark her. De fordeler seg på nærmere 10.000 søknader.

KLAGER: Kanalsjef for NAV.no, Espen Sunde, sier de får mange klager på at søknadsprosessen er for tungvint. Foto: Tom Rune Orset/TV 2
KLAGER: Kanalsjef for NAV.no, Espen Sunde, sier de får mange klager på at søknadsprosessen er for tungvint. Foto: Tom Rune Orset/TV 2

Produksjonsansvarlig Mette Olsen forteller at bretter på arkene, postit-lapper og andre ting kan stoppe skannerne og forsinke prosessen kraftig. Det er derfor viktig at alt slikt blir oppdaget og fjernet, før de store, automatiske skannerne tar jobben med å få dokumentene digitale igjen.

Får mange klager

Når brukerne av NAVs tjenester sitter ved PCen og fyller ut PDF-skjemaer, er det mange som reagerer på at de må skrive ut det utfylte skjemaet og sende i posten, i stedet for å kunne laste det opp digitalt.

– Vi får ganske mange tilbakemeldinger på at dette er for tungvint, sier Espen Sunde.

Dyrt

Skanningen koster NAV 19,4 millioner kroner i 2018. Mye av dette kunne vært spart hvis alt var digitalt.

– Hadde det ikke vært bedre butikk å bruke mer penger på å få fortgang i digitaliseringen?

– Det er klart det lønner seg å modernisere norsk, offentlig forvaltning raskere. Men er det en villighet til å investere det som skal til og bidra til det samarbeidet som trengs mellom de ulike forvaltningsorganene?, spør Espen Sunde før han selv svarer:

– Det går litt seint i dag. Vi må huske at politikerne skal til valg annenhvert år. Og da er det en del kortsiktige gevinster man jakter på for å få resultater i sin periode. Men vi vet at en del av de store løftene må man være villig til å se noen år fram i tid.

Sjefen for nettsiden NAV.no vet ikke når alle de 201 søknadsskjemaene vil være digitale, men han håper de vil være det innen to år.

Lik TV 2 Nyhetene på Facebook